Politique de confidentialité
Déclaration de protection des données personnelles de La Ferme de la Huppe

La présente déclaration de protection des données à caractère personnel (ci-après, la "Déclaration") informe toutes personnes concernées par une collecte, une conservation et un traitement de données (ci-après, les "Personnes concernées") sur la manière dont nous collectons, conservons et traitons ces données.

 

1. Responsable du traitement et principes

 

Le responsable du traitement, SAS La Huppe by Upupa, sis La Ferme de la Huppe, Hameau des Pourquiers, 570 route de Goult, 84220 Gordes (ci-après, "La Ferme de la Huppe"), reconnaît l'importance de conserver les données personnelles de ses clients de manière confidentielle et de protéger leur droit à la vie privée.

 

Compte tenu de ses activités et au regard des données collectées par La Ferme de la Huppe, La Ferme de la Huppe entend appliquer les principes et standards les plus contraignants identifiables en matière de protection des données personnelles. A ce titre, La Ferme de la Huppe a nommé un responsable à la protection des données (DPO) et peut être contacté par email à info@lafermedelahuppe.com ou via le formulaire de contact présent sur son site internet. Par conséquent, toutes données personnelles et informations (ci-après, les "Données") utilisées dans le cadre de nos services seront traitées de manière licite, loyale, transparente et confidentielle par La Ferme de la Huppe.

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2. Consentement

 

La Personne concernée, en contractant un ou plusieurs services offerts par La Ferme de la Huppe (ci-après, les "Services"), et conformément aux dispositions légales en vigueur, donne son accord au fait que, dans le cadre des Services, des Données sont ou seront collectées par La Ferme de la Huppe. Ces Données seront collectées et utilisées pour les seuls besoins des Services offerts par La Ferme de la Huppe ou de toute relation contractuelle subséquente avec La Ferme de la Huppe. Par conséquent, le fait de réserver une chambre, une table ou de séjourner dans l’établissement La Ferme de la Huppe signifie que la Personne concernée accepte la collecte, le traitement de Données et adhère à la présente Déclaration.

 

De même l’entrée en pourparlers pour un des Services constitue déjà un accord de la Personne concernée à la collecte et une adhésion à la présente déclaration, dans la mesure où La Ferme de la Huppe est déjà légalement tenue de collecter des informations sur ses clients potentiels, cela même si aucune relation d’affaires ne se concrétise par la suite.

 

3. Fondement légal et Finalités de la collecte et du traitement des Données

 

3.1.  Fondement légal

 

La Personne concernée reconnaît que la collecte et le traitement des Données par La Ferme de la Huppe est nécessaire à l'exécution du Service, mais également pour la préservation des intérêts légitimes de La Ferme de la Huppe et pour le respect des obligations légales incombant à La Ferme de la Huppe. La Ferme de la Huppe est tenue par une obligation légale de collecter et de traiter les données de tout client ou potentiel client entrant en pourparlers avec elle.

 

3.2.  Finalités

 

Les Données sont collectées par La Ferme de la Huppe pour les finalités suivantes :

 

• Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients.

 

• Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement :

  • Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables ;

 

• Gérer votre séjour à l’hôtel :

  • Suivi de vos consommations (téléphone, bar, …)

  • Gestion des accès aux chambres

  • Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).

 

• Améliorer notre service hôtelier, notamment :

  • Traiter de vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, de promotion de marques et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits ;

  • Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes ;

  • Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention ;

  • Vous informer des offres spéciales et de tout nouveau service

 

• Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :

  • Qualification de la base de données clients ;

  • Opérations de segmentation basées sur l’historique de réservation et vos habitudes de voyage des clients en vue de l’envoi de communication ciblées ;

  • Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting ;

  • Fournir des données de contexte à l’outil de push d’offres lorsqu’un client visite un site internet ou lorsqu’il effectue une réservation ;

  • Connaître et gérer les préférences des clients ;

  • Vous adressez les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services, ou les offres des partenaires de La Ferme de la Huppe ou vous contacter par téléphone ;

  • Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction ;

  • Effectuer la prise en compte du droit d'opposition ;

  • Rechercher par un service téléphonique dédié les personnes présentes dans la société en cas d’événements graves impactant le site concerné (catastrophes naturelles, attentats,…) ;

 

• Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l'occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d'intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.

 

• Améliorer les services de La Ferme de la Huppe notamment :

  • Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients ;

  • Gestion des réclamations ;

  • Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation.

 

• Sécuriser et améliorer votre utilisation du site internet notamment :

  • Amélioration de la navigation

  • Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes

 

• Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables)

 

4. Quelles sont les Données collectées ?

 

4.1.  Types de Données

 

La Ferme de la Huppe est amenée à collecter les données suivantes (liste exemplative, non-exhaustive) auprès de ses clients et partenaires :

 

• Données d'identification personnelles (nom, prénom, titre, adresse)

• Données d'identification émises par des services publics et autres registres : cartes d'identité, passeports

• Données de communication et d'identification électronique : numéro de téléphone, adresses emails, whatsapp, etc..

 

4.2.  Informations collectées directement auprès des Personnes concernées

 

La Ferme de la Huppe collecte et enregistre toutes les informations qui lui sont communiquées dans le cadre des Services ou par tout autre moyen dans ses systèmes de gestion des relations clientèles (CRM, PMS). La Personne concernée peut décider de ne pas communiquer certaines informations, néanmoins cette décision peut avoir pour effet de leur priver de certains Services. Dans certains cas, ce refus peut également entraîner l'impossibilité pour La Ferme de la Huppe de conclure ou de maintenir une relation avec le Client.

 

4.3.  Informations collectées auprès de tiers – Sous-traitant

 

Dans le cadre de ses Services, La Ferme de la Huppe peut également être amenée à collecter des données auprès de tiers, notamment spécialisé dans la réservation en ligne (par exemple, Booking, Expedia, TripAdvisor, The Fork…). Les Données collectées auprès de tiers sont traitées de la même manière que les Données collectées directement auprès des Personnes concernées (cf. paragraphe 4.2 ci-dessus).

 

En recourant aux Services de La Ferme de la Huppe ou en acceptant la possibilité d’y recourir (client potentiel), la Personne concernée adhère à la présente Déclaration et accepte la collecte de données la concernant auprès de tiers. Dans le cadre des informations collectées auprès de tiers, La Ferme de la Huppe peut être considérée comme sous-traitant de données personnelles, selon la réglementation applicable. Si tel devait être le cas, La Ferme de la Huppe serait amenée à conclure un contrat de sous-traitance avec les tierces parties concernées visant à assurer le respect de la présente Déclaration.

 

5. Modalités de traitement des Données

 

Les Données sont traitées par La Ferme de la Huppe - ou par des tierces parties sélectionnées en fonction de leur fiabilité et de leurs compétences, ainsi que par des responsables du traitement dûment désignés - uniquement dans le but d'exécuter les finalités spécifiées au paragraphe 3.2 ci-dessus, principalement par le biais d'outils informatiques, mais aussi sur papier. La Ferme de la Huppe conserve les Données pendant le temps nécessaire à l'exécution des finalités dans le cadre desquelles elles ont été recueillies et conformément aux réglementations applicables dans le cadre des Services.

 

De même, La Ferme de la Huppe supprime ou anonymise les données personnelles (ou prend des mesures équivalentes) dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires pour atteindre les Finalités, sous réserve (i) des exigences légales ou réglementaires applicables à la conservation des données sur une période plus longue, ou (ii) déterminer, exercer et / ou défendre des droits réels ou potentiels dans des procédures judiciaires, des enquêtes ou des procédures similaires, y compris des déclarations juridiques que La Ferme de la Huppe pourrait imposer pour préserver les informations pertinentes.

 

Des mesures spécifiques sont appliquées afin de prévenir le risque de perte des données, d'utilisations illicites ou non correctes et d'accès non autorisés (cf. paragraphe 8 (Confidentialité, sécurité et protection des Données) ci-dessous).

 

6. Profilage

 

La Ferme de la Huppe peut évaluer certaines caractéristiques des Personnes concernées et des Personnes liées sur la base de données traitées automatiquement afin, notamment, de leur proposer des offres personnalisées, des conseils ou des informations sur ses services. Toutefois, La Ferme de la Huppe n'utilise pas de processus décisionnel automatisé (profilage) en relation avec une Relation d'affaires, une Personne concernée ou une Personne liée. Concertant l’utilisation de réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn), La Ferme de la Huppe renvoie à leurs propres politiques de protection des données.

 

7. Connaissance et Transmission des Données

 

Les Données qui sont transmises à La Ferme de la Huppe sont connues et utilisées par les salariés de La Ferme de la Huppe avec pour seul objectif d'exécuter les Services qui constituent le motif pour lequel les Données ont été collectées.

 

Dans le cadre de l'exécution des Services, La Ferme de la Huppe peut être amenée à transmettre les Données à des tiers, notamment à ses banques, à des prestataires de services financiers / administratifs, à ses providers de solutions informatiques (notamment utilisation du PMS Infhotik).

 

Les transmissions de données à des tiers sont fondées, alternativement, (i) sur une décision d'adéquation, (ii) en vertu de garanties appropriées ou (iii) selon une dérogation pour des situations spécifiques (exécution d'un mandat lié aux Services offerts par La Ferme de la Huppe notamment).

 

La Ferme de la Huppe ne vend ni ne loue les Données à aucun tiers.

 

Enfin, La Ferme de la Huppe peut être amenée à partager les Données personnelles :

• Pour mettre à votre disposition le Service dont vous avez besoin (par exemple réservation d’un taxi, d’une navette, ou d’une activité en votre nom) ;

• Lorsque la loi l'autorise ou l'exige pour rester conforme à un processus juridique valide ;

• Pour protéger et défendre, le cas échéant, les droits ou la propriété de La Ferme de la Huppe, y compris la sécurité de ses produits et services ;

• Pour protéger la sécurité personnelle, la propriété ou d'autres droits du public, de La Ferme de la Huppe ou de ses clients ou employés notamment par le biais de systèmes de badges ou de vidéosurveillance ; ou

• Dans le cadre d'une vente de la totalité ou d'une partie des activités de La Ferme de la Huppe.

 

8. Confidentialité, sécurité et protection des Données

 

La Ferme de la Huppe s’engage à garantir l’existence de niveaux de protection adéquats conformément aux exigences légales et réglementaires applicables, en particulier celles relatives au secret professionnel et à la protection des Données. Les Données des Personnes concernées seront transmises et conservées sur les serveurs de La Ferme de la Huppe, dont l’accès est strictement limité. La Ferme de la Huppe a pris les précautions techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir l’accès aux serveurs à des personnes dûment autorisées, ainsi que des précautions particulières en ce qui concerne la protection de notre environnement technique (par ex. utilisation de Firewalls).

 

9. Droits des Personnes concernées

 

Conformément à la règlementation applicable, dans le cadre du traitement des Données, les Personnes concernées peuvent exercer les droits suivants concernant leurs données :

• Droit de demander l'accès aux Données conservées ;

• Droit de demander la rectification des Données conservées ;

• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation des Données, droit de demander l'effacement des Données conservées ;

• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données, droit de demander une limitation du traitement des Données conservées ; et

• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données, droit de demander une interdiction du traitement des Données conservées.

 

Même si une Personne concernée conteste le traitement de ses données, La Ferme de la Huppe est en droit de poursuivre ce traitement s’il est (i) juridiquement contraignant, (ii) nécessaire à l’exécution du contrat auquel l’objet est partie, (iii) nécessaire pour le l'exécution d'une mission d'intérêt public ou (iv) nécessaire pour les intérêts légitimes que La Ferme de la Huppe poursuit, y compris la découverte, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

 

De manière générale, la Personne concernée dispose du droit d'exiger de La Ferme de la Huppe la protection de ses Données. La Ferme de la Huppe travaille sans relâche pour se protéger et protéger ses utilisateurs des accès, des altérations, des divulgations ou des destructions non autorisés des informations qui sont détenues. Plus particulièrement :

• La Ferme de la Huppe respecte cette Déclaration en toutes circonstances par rapport à toutes les Données que La Ferme de la Huppe collecte à propos de la Personne concernée ;

• La Ferme de la Huppe limite l'utilisation et la divulgation de vos Données et veille à ce que toute personne avec qui La Ferme de la Huppe partage ces informations les traite avec la confidentialité et la sécurité qu'elles méritent ; et

• La Ferme de la Huppe a mis en place des procédures matérielles, techniques et administratives afin de protéger les informations collectées.

 

L'exercice de tout droit énoncé dans ce paragraphe doit se faire conformément aux dispositions du paragraphe 11 (Notices) ci-dessous.

 

10. Cookies

 

Voir page dédiée sous le lien Politique des cookies 

 

11. Employés

 

La Ferme de la Huppe collecte des données concernant ses employés. Leur traitement est spécifié dans les contrats de travail de chacun des employés.

 

12. Notices

 

Si vous avez des questions concernant la protection des Données par La Ferme de la Huppe, vous pouvez nous envoyer un message détaillé à l’adresse info@lafermedelahuppe.com ou via le formulaire de contact présent sur notre site internet (www.lafermedelahuppe.com) et nous essaierons d’y apporter une solution dans les meilleurs délais. Vous pouvez exercer l'un de vos droits liés aux données personnelles (paragraphe 9) en envoyant votre demande à l'adresse susmentionnée.

 

L'activité de La Ferme de la Huppe évolue constamment et la présente Déclaration et les Conditions générales de Services peuvent être amenées à changer. Sauf mention contraire, notre Déclaration s’applique à l’utilisation de toutes les informations que nous avons collectées vous concernant.